Técnico laboral en auxiliar en gestión documental

El programa de Técnico Laboral en Auxiliar en Gestión Documental capacita a los estudiantes para organizar, clasificar y administrar el flujo de información y documentos dentro de una organización, asegurando que la memoria institucional se conserve de acuerdo con las normativas legales y los estándares de calidad.

1. Perfil Ocupacional

Un egresado de este programa está preparado para desempeñar funciones en los archivos de gestión, centrales o históricos de empresas públicas y privadas. Su rol es crítico para la eficiencia administrativa y el cumplimiento de la Ley de Archivos (como la Ley 594 de 2000 en el contexto colombiano).

2. Competencias Principales

• Organización Documental: Clasificar, ordenar y foliar documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD).

• Gestión de Correspondencia: Recibir, radicar, distribuir y despachar comunicaciones oficiales siguiendo protocolos de seguridad y trazabilidad.

• Digitalización: Manejar herramientas tecnológicas para la captura y almacenamiento digital de archivos físicos.

• Preservación y Conservación: Aplicar técnicas de limpieza, almacenamiento y restauración básica para evitar el deterioro de los soportes físicos.

• Atención al Cliente Interno/Externo: Atender solicitudes de consulta y préstamo de documentos de forma rápida y eficiente.

3. Plan de Estudios Típico

Aunque puede variar según la institución, los módulos comunes incluyen:

• Fundamentos de Archivística: Principios de procedencia y orden original.

• Legislación Documental: Normas legales vigentes sobre manejo de información.

• Tecnologías de la Información: Manejo de software de gestión documental (ECM/DMS).

• Redacción y Ortografía: Preparación de informes y comunicaciones oficiales.

• Servicio al Cliente: Protocolos de atención y ética profesional.